Datenschutzordnung   

- Stand 01.09.2020 -

Präambel

Der Bunte Hunde e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Übungsbetriebes, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.


Inhaltsverzeichnis:

§ 1 Allgemeines

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

§ 6 Löschung von Mitgliederdaten

§ 7 Sicherheitsmaßnahmen

§ 8 Kommunikation per E-Mail

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

§ 10 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

§ 11 Datenschutzbeauftragter

§ 12 Rechte der betroffenen Personen

§ 13 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

§ 14 Inkrafttreten


§ 1 Allgemeines

    Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Übungsbetrieb sowohl automatisiert in 

    EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene

    Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung,

    das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu

    beachten.


§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der

    Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die

    folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Beruf, Datum des

    Vereinsbeitritts, Teilnahme an Vereinsveranstaltungen, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter,

    Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

3. Um unseren Verein wirtschaftlich betreiben, Mitglieder- und Nutzerwünsche erkennen zu können, analysieren wir die uns vorliegenden Daten zu

    Geschäftsvorgängen, Verträgen, Anfragen, etc. Wir verarbeiten dabei Bestandsdaten, Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Zahlungsdaten,

    Nutzungsdaten, Metadaten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO, wobei zu den betroffenen Personen Mitglieder, Interessenten,

    Geschäftspartner, Besucher und Nutzer des Onlineangebotes gehören.

4. Ferner werden personenbezogene Daten zur Teilnahme an Leistungsprüfungen an den Leistungsrichter weitergeleitet.


§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten und Fotos in Aushängen, Flyern o.ä. und in

    Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Veranstaltungen, Ergebnisse von   

    Turnieren.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb des Übungsbetriebes oder öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt

    ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten und Fotos der Mitglieder des Vorstands, der Vereinsratsmitglieder und Unterstützer mit

    Vorname, Nachname, Funktion und ggf. Telefonnummer veröffentlicht.


§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

    Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem 2.

    Vorsitzenden zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Der 2. Vorsitzende stellt sicher, dass

    Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er

    ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.


§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern,

    Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei

    verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten. Beim Ausscheiden oder dem Wechsel von

    Funktionsträgern müssen sämtliche Mitgliederdaten an den Nachfolger oder einen anderen Funktionsträger des Vereins vollständig übergeben

    werden.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen

    Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum

    Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die

    Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste

    mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat

    vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.


§ 6 Löschung von Mitgliederdaten

1. Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien

    gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der

    Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt. 2. Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der

    Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, besondere sportliche Erfolge oder

    Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der

    zeitgeschichtlichen Dokumentation von Ereignissen zugrunde.


§7 Sicherheitsmaßnahmen

1. Wir treffen nach Maßgabe des Art. 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des

    Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit geeignete technische und

    organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die

    Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen Zugangs zu den Daten, als auch des sie

    betreffenden Zugriffs, der Eingabe, Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet,

    die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, Löschung von Daten und Reaktion auf Gefährdung der Daten gewährleisten. Ab Januar 2020 erfolgt

    die Mitgliederverwaltung und –abrechnung über das Programm der Fa. Linear. Die erhobenen Daten werden auf dem Rechner des Kassiers und dem

    Rechner im Vereinsheim, unter Einhaltung der erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen gespeichert. 2. Trotz aller Maßnahmen zur Gewährung des

    Datenschutzes kann nicht ausgeschlossen werden, dass die im Internet oder in der Presse veröffentlichen Daten auch in Staaten abrufbar sind,

    die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen. Ferner ist nicht garantiert, dass diese Daten

    vertraulich bleiben, die inhaltliche Richtigkeit fortbesteht und die Daten nicht verändert werden können. § 8 Kommunikation per E-Mail 1. Der

    Versand unseres „Infobriefes“ erfolgt mittels des Versanddienstleisters 1&1 Internet SE, Eigendorfer Str. 57, 56410 Montabaur. Die

    Datenschutzbestimmungen des Versanddienstleisters können hier eingesehen werden: https://www.1und1.de/Datenschutz? 

    linkId=ft.nav.datenschutz. Der Versanddienstleister wird auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und eines

    Auftragsverarbeitungsvertrages gem. Art. 28 Abs. 3 S. 1 DSGVO eingesetzt. Der Versanddienstleister kann die Daten der Empfänger in

    pseudonymer Form, d.h. ohne Zuordnung zu einem Nutzer, zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Services nutzen, z.B. zur technischen

    Optimierung des Versandes und der Darstellung der Newsletter oder für statistische Zwecke verwenden. Der Versanddienstleister nutzt die Daten

    unserer Infobrief-Empfänger jedoch nicht, um diese selbst anzuschreiben oder um die Daten an Dritte weiterzugeben.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren

    private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.


§9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Pressewart. Änderungen dürfen 

    ausschließlich durch den Pressewart, den Unterstützer des Pressewartes und den Administrator vorgenommen werden.

2. Der Pressewart ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Abteilungen bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des

    Pressewartes. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Pressewarts kann der Vorstand nach §

    26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

4. Für die Zurverfügungstellung unserer Internetangebote werden personenbezogene Daten in folgender Weise genutzt, weitergegeben und 

    verarbeitet:



- Hosting

    Die von uns in Anspruch genommenen Hosting-Leistungen dienen der Zurverfügungstellung der folgenden Leistungen: Infrastruktur- und

    Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen,        die wir zum Zwecke des Betriebs dieses Onlineangebotes einsetzen. Hierbei verarbeiten wir, bzw. unser Hostinganbieter Bestandsdaten,

    Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten von Kunden, Interessenten und Besuchern dieses

    Onlineangebotes auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung dieses Onlineangebotes

    gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. Art. 28 DSGVO (Abschluss Auftragsverarbeitungsvertrag). Wir, bzw. unser Hostinganbieter, erhebt auf

    Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser

    Dienst befindet (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs,

    übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor        besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider. Logfile-Informationen werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von

    Missbrauchs oder Betrugshandlungen) für die Dauer von maximal 7 Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu

    Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.


- Cookies

    Bei Cookies handelt es sich um kleine Dateien, welche auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Ihr Browser greift auf diese Dateien zu. Durch den

    Einsatz von Cookies erhöht sich die Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit unserer Website. Es werden von uns nur die Standard-Cookies von

    Wordpress (https://www.wp1x1.de/cookies-und wordpress/) verwendet, diese werden auch nur gesetzt, wenn sich ein Mitglied anmeldet. Es

    werden nur Anmeldeinformationen gespeichert. Ein entsprechender Hinweis auf die Verwendung von Cookies wird auf der Homepage angezeigt. Die

    Setzung von Cookies durch unsere Internetseite jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Internetbrowsers verhindern

    und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Ferner können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Internetbrowser oder

    andere Softwareprogramme gelöscht werden. Dies ist in allen gängigen Internetbrowsern möglich. Deaktiviert die betroffene Person die Setzung

    von Cookies in dem genutzten Internetbrowser, sind unter Umständen nicht alle Funktionen unserer Internetseite vollumfänglich nutzbar.


- Kontaktaufnahme

    Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder via sozialer Medien) werden die Angaben des

    Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet.


- Kommentare und Beiträge

    Wenn Nutzer Kommentare oder sonstige Beiträge hinterlassen, können ihre IP-Adressen auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne

    des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO für 7 Tage gespeichert werden. Das erfolgt zu unserer Sicherheit, falls jemand in Kommentaren und Beiträgen

    widerrechtliche Inhalte hinterlässt (Beleidigungen, verbotene politische Propaganda, etc.). In diesem Fall können wir selbst für den Kommentar

    oder Beitrag belangt werden und sind daher an der Identität des Verfassers interessiert. Des Weiteren behalten wir uns vor, auf Grundlage unserer

    berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO, die Angaben der Nutzer zwecks Spamerkennung zu verarbeiten.


- Onlinepräsenzen in sozialen Netzwerken

    Wir unterhalten Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke und Plattformen, um mit den dort aktiven Kunden, Interessenten und Nutzern

    kommunizieren und sie dort über unsere Leistungen informieren zu können. Beim Aufruf der jeweiligen Netzwerke und Plattformen gelten die

    Geschäftsbedingungen und die Datenverarbeitungsrichtlinien deren jeweiligen Betreiber. Soweit nicht anders im Rahmen unserer

    Datenschutzerklärung angegeben, verarbeiten wir die Daten der Nutzer sofern diese mit uns innerhalb der sozialen Netzwerke und Plattformen

    kommunizieren, z.B. Beiträge auf unseren Onlinepräsenzen verfassen oder uns Nachrichten zusenden.


- Einbindung von Diensten und Inhalten

    Dritter Wir setzen innerhalb unseres Onlineangebotes auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (d.h. Interesse an der Analyse, Optimierung

    und wirtschaftlichem Betrieb unseres Onlineangebotes im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) Inhalts- oder Serviceangebote von Drittanbietern

    ein, um deren Inhalte und Services, wie z.B. Videos oder Schriftarten einzubinden. Dies setzt immer voraus, dass die Drittanbieter dieser Inhalte,

    die IP-Adresse der Nutzer wahrnehmen, da sie ohne die IP-Adresse die Inhalte nicht an deren Browser senden könnten. Die IP-Adresse ist damit für

    die Darstellung dieser Inhalte erforderlich. Wir bemühen uns nur solche Inhalte zu verwenden, deren jeweilige Anbieter die IP-Adresse lediglich zur

    Auslieferung der Inhalte verwenden. Drittanbieter können ferner so genannte Pixel-Tags (unsichtbare Grafiken, auch als "Web Beacons"

    bezeichnet) für statistische oder Marketingzwecke verwenden. Durch die "Pixel-Tags" können Informationen, wie der Besucherverkehr auf den

    Seiten dieser Website ausgewertet werden. Die pseudonymen Informationen können ferner in Cookies auf dem Gerät der Nutzer gespeichert

    werden und unter anderem technische Informationen zum Browser und Betriebssystem, verweisende Webseiten, Besuchszeit sowie weitere

    Angaben zur Nutzung unseres Onlineangebotes enthalten, als auch mit solchen Informationen aus anderen Quellen verbunden werden.


§10 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

    Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, des Vereinsrates

    und Unterstützer), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.


§11 Datenschutzbeauftragter

    Da im Verein in der Regel weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat

    der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen. 




Stand 01.09.2020

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